Office Espace: Logiciel de gestion location de salles, parking, places de marché pour les mairies et collectivités locales

Office Espace 

Un logiciel pour aller plus loin dans la gestion de vos espaces:

Dotée de fonctionnalités avancées, Office Espace a été développé pour les mairies et collectivités qui recherchent un produit de gestion évolué et simple. Prévu pour fonctionner en mode mono poste, réseau, Office Espace s’adapte à des environnements et des activités variées et traite les demandes les plus exigeantes.

Gestion des demandeurs

Gestion des prestataires et services
Gestion des courriers personnalisés
Gestion des salles et espaces

Planning perpétuel
Gestion des réservations

Analyses

Gestion des demandeurs:

• Signalétique complète, téléphones, fax, mails, interlocuteurs, appartenance à la commune
• Dossier bureautique avec les différents courriers échangés
• Modèle de courrier de demande d’informations, envoi du dossier de réservation

Gestion des prestataires et services (liste de numéros utiles):

• Signalétique complète, téléphones, fax, mails, interlocuteurs, appartenance à la commune
• Dossier bureautique avec les différents courriers échangés

Gestion des espaces et salles :

• Possibilité de découpage des espaces en multi espaces avec tarifs différents
• Description, emplacement, surface…
• Gestion des matériels annexes disponibles (tables, chaises, vaisselles)
• Capacité de réception (debout, assis)…
• Coût par espace et durée et types de clients (particuliers, associations…)

Planning perpétuel :

• Visibilité des options, réservations, confirmations
• Visualisation rapide du planning par espace
• Visualisation du planning de toutes les salles en simultané.

Gestion des options et réservations :

• Etablissement de devis
• Possibilité de fusionner les informations avec un document Word.
• Positionnement d’une option (réservation sans acompte)
• Passage en réservation avec période de réservation, type de manifestation (fiche info)
• Horaires d’installation, d’accès à la salle, de démontage, des états des lieux
• Gestion des matériels annexes demandés (tables, chaises, vaisselles)
• Gestion des moyens à mettre en œuvre (électricien…)
• Dossier de réservation, conventions, gestion de l’acompte et de la caution
• Relance des réservations non confirmées
• Etat des lieux
• Factures de la réservation, factures des prestations complémentaires, création de la facture en PDF et stockage du PDF dans le dossier du client pour visualisation future
• Réédition possible des factures
• Saisie des règlements, N° du chèque, date (jusqu'à 5 éclatements par facture)
• Gestion d’une fiche de bilan (évaluation établie par le demandeur)
• Relances des paiements
• Bordereau de recettes par mode de règlement et cumul général

Analyses :

• Dossier par client avec tous les documents liés aux tiers (réservations, PDF factures...)
• Historique des réservations et des factures par demandeur
• Nombre de réservations, heures de réservations par espace, facturation par espace
• Statistiques par demandeurs (de la commune ou extérieurs)

• Gestion des utilisateurs et de leurs droits d’accès
• Lien direct avec Word, Excel et Outlook

Le tout :
- Dans une interface conviviale
- Un accès réseau simple

Spécification technique:

• Module autonome ou intégré avec les ventes.
• Toutes versions de Windows,32 ou 64 bits, Home ou PRO, monoposte ou réseau, poste de travail ou serveur.

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Vous trouverez ci-dessous la liste des modifications des différentes mises à niveau de versions du logiciel qui se trouvent également dans le bouton "Quoi de neuf ?" dans la barre d'outils du logiciel:

Télécharger ici la liste des différentes mises à niveau du logiciel.